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2006年5月 5日 (金)

資料の整理は難しい問題。III.雑多な資料

職場の仕事机には、各種の雑多な情報というか資料が届きます。

ほとんどは、郵便物として届きますので、仕事の合間に開封してその場で届いた郵便物を処理しています。

郵便物などの資料・情報のうち、不要なものはもちろん読んで捨ててしまいます。

自分で処理するべきものは、処理して、スタッフに任せられるものは、スタッフの名前の付箋をつけて回します。

困ってしまうのが、捨てるか保存するか、即断できない情報です。

P1000246 (写真。袋ファイル)極力、その場で処理するのですが、「あとから見ることはない!」とは言い切れないものは、年月日を記入した袋に入れて保存しています。

この方法は、野口悠紀雄先生の本(「超整理法」)で学びました。

袋に入れるときに、「もしかしたら、あとで検索するかもしれない」と思うものは、新聞記事の場合と同じように、メモしておきます。

ついでに、私の場合、「袋に入れて整理する」資料は、2種類になってしまっています。「神様ファイル」と「雑多な資料」です。

通常でしたら、永久に保存する特別な資料である(a)神様ファイル、日常の知的生産活動で使う(b)通常ファイル、ゴミ箱に直行する前にいちおう保存しておく(c)雑多ファイル、の三種類に分けられると思います。

私の職場では、(b)に分類されるような資料はスタッフに任せてしまうので、自分で管理するのは(a)(c)くらいになってしまっています。

ファックスで送った元原稿なども「**にファックスで返事を出した」とメモして、「雑多ファイル」の袋に入れておいています。

いっぱんに資料を整理するのは、とても面倒なことです。
その面倒な理由は、検索のための「索引」を作ることと、資料が散逸してしまうためです。

1.月単位などのおおよその日付順にして、2.(袋に入れるなどして)資料を特定の場所に置いて、3.いつでも検索できるように索引をつけておけば、それで万全の整理になります。

検索のためには、「索引」を作るというよりは、自由な語でファイルをgrepするのが、もっとも簡単で早いです。もちろん、そのためのファイルは「ポケットひとつ原則」(野口悠紀雄)で、「日誌」などの特定のファイルに決めておきます。

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