無料ブログはココログ

« (96)「超」手帳法を読んで、200LXのことを考える。 | トップページ | (98)200LXでのポケットクイッケン(PQ) »

2007年6月17日 (日)

(97)野口先生のTO・DOと200LX上のTODO

引き続き「超」手帳法に取り上げられていることについてです。

この本の180ページに、「TO・DOリストは、紙であるのが良い。PDAやグループウェアなどの電子的な手段を使っていると、遂行しえた案件は消去されてしまうことになるが、それでは達成感は味わえない。自分自身への褒美は作れないことになる」「消す喜びのために仕事をする」ということを考えると、TO・DOリストは、単に「やり忘れ」を防ぐための道具であるだけでなく、仕事の遂行に本質的な重要性を持ちうる道具であることが分かる」とあります。

ここでの「消す喜び」というは、179ページで書いてある「『消す喜び』を褒美とする」ということです。「数ヶ月の間TO・DOリストに居座り続けた困難案件を処理し終え、それを線で消去するときの喜びは、相当なものだ」ということです。野口先生は、「これこそが、困難極まりない案件に挑戦する最終的なインセンティブである」と「TODOを処理すること」に快感を感じると書いています。

野口先生の著書によると、通常のPDAのTODOリストは、遂行するとそのリストそのものが消去されて、消えてなくなるようになっているようです。私自身も、200LX以外のPDAをいくつも使ったことがあるのですが、それらがどのように作動するかは忘れてしまいました。というのは、そのPDAでの予定表や住所録などを動かしてみるだけで、使い物にならないことがわることが多かったので、TODOリストまでチェックしていなかったからです。また、チェックしていたとしても、昔のことなので忘れてしまったのです。

さて、今度は、200LXでの私のTODOシステムの話をします。

Scrn0000_6 (図1)もともと、200LXに装備されているTODOのシステムは、(24)「手帳に求められる機能」に書いたようにAppointに含まれています。しかし、私は予定表のTODOは年度目標などに転用してしまっています。そのため、実際のTODOは、データベースシステムを使っています。もちろん、データベースのTODOでも、終了した案件は消えてなくなりませんし、もともとのAppointに付属しているTODOシステムでも消えてしまうことはありません。

野口先生は、この著書の190ページに、「電子手段は、入力がわずらわしい。思いついたときにすぐ書けるという意味でも、紙のほうがよい。TODOリストについては、コピーや編集の必要性はあまりないので、ITの長所を発揮する余地は少ない」と書いています。しかし、電子手段には大きな利点があるのです。それは、(1)記録に残せるということと、(2)それを蓄積しておいてあとから検索できるということです。この「検索」という強力な機能は、紙に書かれたものでは実現することができません。紙の記録は、大量になればなるほど死蔵されることになってしまいます。

(83)「日誌記録の形式について」で書いたように、「日誌」をデジタルテキストで残すようになると、そのほかの記録もデジタルで記録するほうが有利であることに気づきます。(A)「TODO」は、実行日時が決まっていない将来の「予定」です。実行された時点で「日誌」と同じような「過去の記録」になります。(B)実行日時が決まっている「日々の予定」(Appoint)も、その予定が消化(処理)されれば、日誌と同じ性質の「過去の記録」になります。ですから、(C)「日誌」をデジタルテキストで残すのと同じように、TODOもデジタルテキストで残すのが良いのです。

ということで、(30)「TODO Listについて」で予告してあったように、ここで、私のTODOシステムのことをお話しします。

私の200LXでは、システムマクロに新しいTODO案件を記入するためのマクロを登録してあります。

Scrn0001_4 (図2)200LXのスイッチを入れてから、[Fn]キーと[F2]キーを同時に押すことで、新しいTODOを書き込む状態になります。このマクロの具体的な動作は、(1)TODOのデータベースを呼び出す、(2)新しいレコードを作製する、(3)きょうの日付を入力する、(4)記入エリアにカーソルが移動する、という動作です。このマクロでの動きは、紙の手帳をポケットから出して、ページを開いて記入する準備をするよりは早いと思います。

そして、案件を記入したら、[F10]を押すことでTODOデータベースに取り込こまれます。

Scrn0000_7 そのとき、液晶画面には、書かれている最新の11件のTODO案件が表示されている状態です。古い案件を見るには下矢印でスクロールします。もちろん、データベースの中で内部検索はできますから、何百件あっても必要なTODOを見つけ出すことができます。(データベースを開かないままの、外部からの検索も可能です)

さて、次に、処理(遂行)が済んだ案件の処理についてお話します。

Scrn0002_7 (図3)これもマクロに登録してあります。液晶画面に案件の一覧が表示されている状態で、処理(遂行)した案件にカーソルを移動して、[Fn]+[F4]を押してます。このマクロによって、そのレコード(案件)を「処理済」にします。このマクロの動作は、(1)タイトル文字の行頭に[\]の処理済のマークをつける、(2)TODOにその案件を登録した日付と、処理(遂行)をした日付を書き込んで、(3)リストの最後尾に移動する、という動作です。これによって、処理済の案件は、表示されている画面からは見えなくなりますが、消去されるわけではありません。

Scrn0003_6 (図4)このように遂行されたレコード(案件)は次第にたまっていきますので、毎月末に、「処理済のTODO」を、「日誌」や「終了した行動予定」と合体して、アーカイブ処理しています。

TODOは、私の場合、一ケ月に70~80件くらい発生して、50件くらい処理されます。処理されないまま残っている案件は、本屋さんで立ち読みしたり、図書館に行ったときに読もうと思う本のリストが多いです。処理しないままの案件が大量にたまって、「これはもうしなくてもいいや」と思うようになると、未処理のまま「時間切れ」としてアーカイブ処理してしまうこともあります。

私が、パソコン上でTODOを扱うようになったのは16年位くらい前からです。勤務をやめて自分の事務所を立ち上げたときに、しなければならない用件が山のようにありました。それをTODOというシステムで明確にして、ひとつひとつ遂行していきました。そのような習慣はいままで続いています。また、そのころの記録もいつでも検索できる状態で整理保存されています。

Scrn0004_7 (図5)さて、これを書いていて思ったのですが、200LXにはシステムマクロという一連のキー入力を一つにまとめて実行する機能があります。(この図は、私のシステムマクロの一覧です)また、データベースの構築にはとても柔軟性があります。

200LXを使っている私にとっては当たり前の機能なので、ことさらにその優位さを思い出すことがないのですが、これらの機能があるために、紙の手帳よりもずっと使いやすい「自分の道具」に発展させることができるんだなぁと思います。

« (96)「超」手帳法を読んで、200LXのことを考える。 | トップページ | (98)200LXでのポケットクイッケン(PQ) »

1. 個人の情報管理(Appoint, Phone, Todo, Notetaker, Database )」カテゴリの記事

コメント

コメントを書く

(ウェブ上には掲載しません)

トラックバック


この記事へのトラックバック一覧です: (97)野口先生のTO・DOと200LX上のTODO:

« (96)「超」手帳法を読んで、200LXのことを考える。 | トップページ | (98)200LXでのポケットクイッケン(PQ) »