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2009年2月22日 (日)

(342)ビジネスエグゼクティブのためのシステム手帳--タイムシステム

日本でシステム手帳というと、メインはバイブルサイズだと思います。前項のシステムダイアリーはマイナーな存在です。バイブルサイズが主流である理由は、(1)日本ではファッション性が重視される、(2)おもに個人ユースが想定されていて、実際に個人の嗜好で選択されている、ためだと考えています。

Sa410500_2  今回、お話しするタイムシステムは、個人使用の目的ではなく、企業のシステムの一環として使われています。世界中の一流企業で、エグゼクティブ用として採用されているそうです。

このタイムシステムは「システム」ですので、システム手帳(タイムシステム)というハードだけでなく、そのハードをどのように活用するかという「ノウハウ」が一緒になっています。200LXでもそうなんですが、「これを使ってごらん」と200LXというハードをポンと渡しても、すぐに活用することはできません。

「ハード」を持たせた上で、使い方の「ノウハウ」を教えなければ、フルに使えるようにはなりません。一般に、どんなハードにしても、使い方を教えなければモノにならないものです。

タイムシステムもまさに同じで、ハードを提供するだけではなく、講習会などもあります。エグゼクティブのために制式採用している企業では、社内講習会なども開かれているだろうと思います。

さて、この本の内容は、秘書の使い方なんかも含めて、どのように自分や部下の仕事を管理するかとか、目標を決めて、年間計画・月間計画・一日の計画をどのように立てるか、仕事の流れをどのように管理するか、というようなことが詳しく書かれています。そのためのツールとしてタイムシステムを使うということです。

そういうノウハウやスキルは、この本をひととおり読むだけでは、とうてい身につけることはできないと思います。日々タイムシステムを使って、使い方をときどき反省して、継続的にレクチャーを受けることで、次第にスキルを身につけていけるのだろうと思います。

Sa410503_2  システム手帳としてのタイムシステムには、(A)通常の年間計画や日程管理、(B)仕事リスト(アクティビティ)、(C)取扱商品などのインフォメーション、(D)住所録などアドレス、などがあります。そのほかに(E)写真のような10の見出し付きのデータバンクが特徴的です。

データバンクセクションでは、自分の仕事の主要な7つの分野ごとに必要な情報・書類・計画などをファイルしておくように推奨されています。ほかの3つ小セクションはプライベート用です。

私自身は、企業に雇用されたことがありませんが、小さな情報関連会社の非常勤役員を頼まれたときに、10人程度のスタッフ全員にタイムシステムを持たせて、社内の情報と思想の統一をはかろうとしたことがあります。

しかし、購入にけっこう費用がかかることと、ほかの役員が私の考えを理解しなかったので、採用することができませんでした。私があまり会社の面倒見てやれなかったこともあって、しばらくしてその会社は行き詰まってしまいました。

Sa410506 でも、このタイムシステムの考え方(ノウハウ)は、とても有用です。そのため、現在の私の事務所のスタッフ全員に、タイムシステムと同じA5版のシステム手帳を持たせています。スタッフに200LXを使わせるのではなく、システム手帳を使わせているのは、(298)で書いたように、デジタル情報よりもアナログ情報のほうがハンドリングが良いためです。

スタッフ全員がA5版システム手帳という同一のツールを使っていて、その中に仕事の手順書をファイルしています。また、会議録なども同一のフォーマットにしています。そのようにして、スタッフの仕事の平均的なレベルをあげるようにしています。

私個人では、システム手帳は使っていません。しかし、タイムシステムの考え方は200LXで活用しています。上記の(E)データバンクセクションの役目は200LXのTODOがしています。このことは、(23)(24)(25)(178)でお話ししたことがあります。

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