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2009年3月14日 (土)

(347)保存ゴミ--捨てる技術

(347)保存ゴミ--捨てる技術

Sa410539_2  野口悠紀雄先生の「超」整理法のシリーズは、とても面白いです。今回は、その中の「「超」整理法3(とりあえず捨てる技術)」の内容に関連したことをお話しします。

この本の表紙の裏には、本のテーマが明確に書いてありますので、Amazonの「商品の説明」「内容」を引用します。

「情報が溢れる現在、それを捨てるノウハウの必要性がますます高まっている。本書は、この難問に対して、「バッファー」という斬新な解決策を提案する。これは「とりあえず捨てる」仕組みだ。「超」整理法で溜まった書類を、封筒や「バッファー・ボックス」を用いて徐々に捨ててゆくための具体的な方法を解説する。また、パソコンの検索機能を活用した強力な情報管理法についても述べる。書類洪水に悩む人への福音となるはずだ」

この本で、紙媒体の情報を一時的に捨てる場所のことを「バッファー」と呼んでいます。また、一時的に捨てられる紙媒体の情報を「保存ごみ」と呼んでいます。

「保存ごみ」は、あとから復活させることができますから、完全に処分されてしまっているわけではありません。でも、とりあえず目の前から消えていますので、いわば、ちゅうぶらりんな状態で放置されているという状態です。

私は、この「超」整理法3を読んではじめて、「保存ごみ」という概念を知りました。

今回は、ちょっとした例をあげて「保存ごみ」のことをお話しします。

ある紙の資料を、(1)捨てるか、(2)保存するか、と判断することが難しいことがあるものです。後日になってから、「とっておけば良かったなぁ」「もう一回見たい」と思うことがあります。

そういうものを、野口先生は(1)と(2)の中間の(3)保存ごみと名付けているわけです。

私自身の日常の生活では、(1)~(3)の分類は、即断即決でほとんど迷わず分けてしまっています。
私の記憶の容量はかなり小さいので(笑)、即断即決しないと案件を忘れてしまいそうです。逆に、案件が溜まってくると、次から次に出現する新しい案件を処理できなくなってしまいます。そのため、常に「溜まっている案件ゼロ」の状態にするようにしています。

Sa410532 たまたま、きょう、新生銀行から文書が届いていたので、そのことを例にしてお話しします。

その文書には、「今までは口座の出入金のレポートを毎月送っていたが、今後は3ヶ月ごとになる」「もし、今後も今までと同じように、毎月送付してほしいなら、電話で依頼するように」と書いてありました。

それですぐに、「今後も毎月送って」くれるようにと即刻電話しました。

こういう連絡は、今後も何回か来ることが予想されます。そのたびごとに「あれっ?」「もう処理したんだっけ?」と迷うのがイヤなので、処理済みであることを記録しておきます。

記録っていうのは、(a)届いた文書に○月○日(済)と赤ボールペンで記入しておくことです。それを(b)毎月ごとの「保存封筒」に入れて保存します。(c)同時に、デスクの上にあるMS-DOSパソコンにも記録してます。

(a)用紙に赤ボールペンで記入しておけば、あとになって調べたときに、処理したのがいつかわかります。今回のような場合は、先方の
担当者名も記録しています。

Sa410538 (c)MS-DOSパソコンは、コマンドラインで文字を記入すると、自動的にファイルに保存される常駐ソフトが走っています。保存された項目は、数日に一回くらい、200LXのNoteTaker(日誌)にコピーしています。自分の行動を一元化して保存しておくためです。

「保存ごみ」のことは、「ごみ」なんだけれど、「もしかしたら、あとで調べるかも知れない」と思われるもののことです。
NoteTakerに記録しておくのも、「もしかしたら、あとで検索するかも知れない」と思うからです。

Sa410535 上記の「保存封筒」には、見やすいところに年・月を大きく書いてあります。この中には、上に書いた(2)と(3)を入れています。つまり、保存封筒には、(2)保存すべきものと(3)保存ごみとをいっしょに入れて保存しているわけです。別の言い方をすれば、(1)二度と見ないと考えて捨てるもの以外は保存しているということです。

日をあとになってから、どれくらいの頻度で「保存封筒」を開けて調べることがあるか?ということですが、私の場合、平均すると1ヶ月に数回調べています。

デジタルの日誌(NoteTaker)の検索は1ヶ月に10回前後じゃないかと思います。検索で済んでしまえば、紙媒体を調べる必要はありません。

私がこまめにデジタル記録ができるのは、常に目の前に即入力できるパソコンがあるためです。デスクではMS-DOSダイナブックと200LXがあり、デスクから離れても200LXを常に携帯しています。

もし、Windowsパソコンのように、スイッチを入れてから入力まで、しばらく待つような環境だったら、こまめにデジタル記録することは難しいだろうなぁと思います。

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