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2011年1月 7日 (金)

(516)「保存ゴミ」の袋を色別にする。

(516)「保存ゴミ」の袋を色別にする。

きょうは、私にとって仕事始めの日でした。

しかし、私の職場では、年の初めだからといって、特別なことをするわけではありません。
職場では、年末の大掃除もしませんし、忘年会・新年会もしないことにしています。

いちおう、お互いに「あけましておめでとうございます」「今年もよろしくお願いいたします」と挨拶をするくらいです。

月替わりの仕事は、いつもの月のようにしなければなりませんので、そのうちの一つの「保存ごみ」袋についてお話しします。

以前に、(347)保存ゴミ--捨てる技術http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2009/03/367---e841.html の項で、「「超」整理法3(とりあえず捨てる技術)」の本で学んだ「保存ごみ」のことをお話ししました。

Img_0008 「保存ごみ」というのは、「一時的に捨てられる紙媒体の情報」のことです。

日々自分の前を通っていく紙資料のうち、(1)「二度と読む必要がない」と判断したら、躊躇なくシュレッダーしてしまいます。逆に、(2)必要があって保存するべきものは、ファイルか袋に入れて保存します。

問題なのは、(1)捨てるか、(2)保存するか、迷うときです。たぶん99%要らないけれど、もしかしたらもう一回見ることがあるかも知れない、と思う「資料ごみ」のことです。

そういうものを、野口先生は(1)と(2)の中間の(3)「保存ごみ」と名付けています。確かに、むりやりにその場で分類しなければならないわけでもありません。

私は、そういう「保存ごみ」を1ヶ月ごとに袋に入れて保存しています。そのことは、(45)資料の整理は難しい問題。III.雑多な資料http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2006/05/iii_70f0.htmlの項でお話ししました。

Img_0010 以前、「保存ごみ」の紙袋は、かまわず手元にあるA4の郵便物の袋を利用していました。しかし、2009年から、年度によって袋の色を統一することにしました。この写真のように、2009年の1~12月は空色の袋に入れていました。

2010年は、黄色の「袋」に入れていました。ことし2011年は白色の袋にしました。

「保存ごみ」の袋の中身は、99%見直すことはないのですが、数ヶ月に一度くらい中を調べることがあります。「たしかぁ、こういう内容のファックスが来ていたような気がするなぁ、、、」とかいうときに、該当しそうな月の袋の中身を確かることがあります。

もっとも、だいたいは、自分自身でするのではなく、事務所のスタッフにしてもらいます。いくつかの紙袋をスタッフに渡して、「これこれの紙が入っているかもしれないので、紙袋の中身を調べてくおいて下さい」と頼みます。

そういうことで、資料(情報)を発掘できて助かったことが何回かあります。そういうときは、「ああ、捨てないでいてよかった」と思うものです。そのときは、いいチャンスなので、紙資料の保存・分類の方法論をスタッフに教えます。自分の身の回りの資料も、そういう方法で整理するように教えることで、職場も、スタッフの家庭も、ゆっくりとでも整理が進んでいくと思います。

その「保存ごみ」の袋が、本棚のどれくらいのスペースを占拠するか測ってみました。上の写真では、8.5年分で35センチでした。本棚の一段に10年分くらい入りそうですが、それ以上になったらほんとうに捨てようと思います。いくら「保存ごみ」といっても、10年くらい経過したら中身を調べる必要がなくなると思いますので。

そうそう、ついでにもうひとつ別の「保存ごみ」のことをお話ししておきます。

よその組織から、1ヶ月ごととか、数か月ごととか、1年ごとに定期的に送られてくる紙資料があります。

例えば、1年ごとに送られてくる、組織の「名簿」とか、毎月送られてくる「営業日」カレンダーとかのことです。

そういう紙資料は、封筒の中身をざっと見てから、紙袋の表面に「○○○○年△△月末まで保存。その後破棄」と書いてスタッフに渡します。

一定期間後に確実に不要になる資料の管理は、事務所のスタッフに任せてしまいます。定期的に破棄されているかどうかを確かめたことはないのですが(笑)、、、、

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