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2011年5月19日 (木)

(540)ゴミ、保存ゴミ、保存資料 と ScanSnapのこと。

(540)ゴミ、保存ゴミ、保存資料 と ScanSnapのこと。

別のところで、「大量の文書の整理はどうしたらよいですか?」という質問をいただきました。

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重要な書類のみならず、捨てるのはもったいないけど置き場がない。書類まで机の上があふれています。

友人から書類整理にScan Snapを薦められました。値段は安いもので2万円くらい。通常の複合機(スキャナー付き)が1万3千円程度でうっていました。

大量の書類をScanして保存しておきたいのですが、複合機を買ったほうがいいのか、スキャナー専用機(Scan Snapのようなもの)を買ったほうが便利か 非常に迷っています。

どちらがお勧めでしょうか。
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そのような質問に、私の標準的な回答をこちらに書いておきます。

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Sa410264_2過去にさかのぼって(溜まっている書類を)処理するのはたいへんです。すごく時間がかかります。

そのため、将来の方向に向かって書類をためないように、システムを考えておくのが良いです。

私の場合、書類を「ゴミ」、「保存ゴミ」、「保存資料」に分けています。

ゴミ:      二度と見ることがない。
保存ゴミ:  (もしかしたら)見る可能性がある。
保存資料:   将来も読む可能性がある。

  書類を目にした最初の段階で、

ゴミ       → 即シュレッダーです。
保存ゴミ   → 袋の表面に年月を書いて、その中に1ヶ月ぶんを保存します(上の写真を見てください)。
保存書類   → 場所を決めて保存します。

そのほかに、一定期日までは保存するが、それを過ぎたら捨てる書類があります。その場合は、袋の表面に「~年月日まで保存。その後捨てる」と書いて保存します。(その期日になっ たら自動的に捨てます)

Sa410263 保存するための袋は、パンフレットや書類などが配達されたときにとっておいて、引き出しの中に色別にしてとってあります。(向こうの方に見えるのはシュレッダーです)

  

  

 

 

 

保存書類の中でも,,、とくに雑誌類がたまってしまって困ります。
これも、届いたときに内容をざっとみて、上記の3分類にしています。
(一回読んでしまうと、あとからじっくり読むことはあまりないです)
(あとからもう一度読むかも知れない記事は、タイトルだけでも200LXにメモしています)
(200LXのNoteTakerに入っていさえすれば、瞬時に検索ができますから)

古い雑誌はあとでまとめて捨てることになりますが、中には長く保存したい記事もあります。 最初にそのように考えた場合、雑誌の表紙に興味深い記事があることを書き込んでおきます。 私の場合、3~5年を経過したもので、表紙に何も書いていないものは捨てます。

さて、過去の書類の整理ですが、 今でしたらスキャンしてとっておくという方法も使えます。 でも、その「後ろ向きの作業」には、あまり時間をかけたくありません。私の場合、スキャンスナップで読み取り可能のpdfにしています。

しかし、pdfにして保存したものをもう一度読むことがあるのかというと、、、、、めったにないです(苦笑)。

お金よりも時間のほうが貴重だと考えるようなら、スキャンスナップを買ったらいかがでしょうか?

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Sa410277 、、、、ということもあって、事務所のスタッフが使うための、1枚ずつ手差しのScanSnapも買いました。

使い方によっては、パソコンの中にpdfファイルで蓄積することで、コピー機の代用になることも期待しています。

  

  

  

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本を裁断したりして、ScanSnapを使って、pdfファイルを作ることについては、以下の項目からたどってお読みください。

(465)「アンネの日記」文庫本を裁断してPDF化 http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2010/06/465pdf-9b23.html

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