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カテゴリー「1. 個人の情報管理(Appoint, Phone, Todo, Notetaker, Database )」の43件の記事

2016年1月 6日 (水)

(661) 年の始めに行う作業:年度目標の書き換え

(661) 年の始めに行う作業:年度目標の書き換え

市販されている紙の手帳や、フランクリンプランナーなどで、目標を設定して管理している方は多いと思います。

私の場合は、200LXを使って、「目標」を年度ごとに管理しています。
週に1・2回くらいは年度の目標を見て、追加したり書き換えたりするのですが、年の始めには大幅に改定しています。

今回、そのことをお話しようと思います。(以前にもお話したことがあります)(この項目の最下行参照)

HP200LXには、日々の予定を管理する「アポイントメント」というアプリケーションが搭載されています。また、「アポイントメント」に付随して「TODO」という機能も搭載されています。しかし、「人生目標の管理」というようなことは想定していないようです。

200LXでは、「アポイントメント」で日々の予定を管理しています。
そして、「人生目標の管理」とか「年度の目標」というようなことは、「TODO」で管理しています。このことを詳しくお話します。

0008簡単な図でお話します。

日々生活しているのは、平原の道を歩き続けている、というようなイメージを持っています。
歩いている道々に、お花が咲いていたり木が茂っていたりするように、日々の「予定」があります。
毎日、その予定を達成しながら生活しているというようにイメージしています。

「人生の目標」とか「年度目標」というのは、遠くに見えている「山々」のようなイメージです。
自分が進んでいく「方向」を示すものということです。

日々、足元を見ながらタスクをこなしていくというだけじゃなくて、進んでいく方向性、到達点が自分自身にわかるようにしておきたいのです。
私の「年度目標」には、目標だけではなく、日々注意するべきことも書いています。
そして、ときどき思い出したように「年度目標」を読み返します。
いくつかの「目標」のうち、年度途中で達成してしまうことがあるのですが、達成した「目標」にはチェックを入れるようにしています。

下の図が「TODO」のメイン画面です。
画面の一番上の行の「★☆ 2016年の計画 ★☆」が、今年度の目標が書いてある場所です。

0001画面の下のほうには、前年度あるいは前々年度の年度目標を残しています。

たまには、過去の「年度目標」を読み返して「おお、頑張ってきたじゃないか」と自分をほめることがあります。また逆に「まだまだだな」と鼓舞することもあるのですす。そのために残しています。

今年度の目標と過去の目標の間に、別の項目も並んでいます。

「気分が沈んでいる時、、、」の項目は、自分が落ち込んだときに、なるべく早く回復する秘策(笑)を列挙しています。
「経済的基本方針、、、」の項目は、不動産資産や金融資産を、どのように管理していこうかという考え方を書いています。
「情報管理、、、、」の項目では、個人の情報管理について、日々考えたり実行したりする基本的な考え方を書いています。
「投資の反省、、、」の項目では、どうやって失敗を避けるかということを書いています。しかし、実際には、日々、大きな失敗、小さな失敗を重ねてきているのが実情です(涙)。

「日本国の将来に関する考え」では、この国がどうなっていくのかと自分が考えること、本やネットの意見で自分が感心したり納得したりした考え方も書いています。
「モロモロ考えたこと、、、」では、世間一般的なことに対して自分が思うこと、考えたことを書いています。
まぁ、過去の自分とか未来の自分との意見交換・対話というようなものです。

「★☆ 2016年の計画 ★☆」の中身のことをお話しましょう。

0002毎年、少しずつ変えてきているのですが、冒頭に「大目標」を書いています。

自分憲法みたいなものでしょうか(笑)。
肉体的、精神的、知能的、金銭的にバランスがとれた自分でありたいと願っているので、そのことを「健康」ということばで表現しています。

「具体案」以下の行では、その「健康」をどうやって維持・達成していこうかという具体的な方法を書いています。

0003_2この項目の下のほうには、「個別具体的目標」と書いています。(う~む、ちょっと意味不明だな)(笑)
ここでは、家族を大事にすること以外に、どのように親族・近親者に接していくかという自分の方針を書いています。

「お金はだいじだよ」ということで、金融資産をどのように扱っていこうかという自分の指針も書いています。

0005さらにず~っと下のほうには、自分にとってちょっと大きなできごと(重大事項)を、月ごとに書き加えています。
この画面は、2015年の「重大事項」を抜き書きしたものです。

0004年度ごとの「重大事項」を通覧できるようにするため、
アドレスブックに「過去のできごと」という項目を作って、そちらに転記しています。

過去の重大事項を通覧することで、自分がどんな人生を歩んできているのかを、再確認するためです。

年初には、新しく「年度目標」を設定するだけではなく、前年度に書き加えてきたものの整理もして、気持ちを新たにするようにしています。

====  以前にも同じようなことを書いています ====

(515)お正月に考える一年の計
http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2011/01/post-c8e1.html

(636)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(1).
http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2014/01/636200lx1-4fda.html

(637)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(2).
http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2014/01/637200lx2-91de.html

(639)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(4).
http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2014/01/638200lx4-08d5.html

2014年3月10日 (月)

(650)個人データの検索は「あいまい」検索で、することになるか

(650)個人データの検索は「あいまい」検索で、することになるか

このブログのおもな目的が、「HP200LX」と「個人情報管理」です。
そのため、私の日誌データのことは、いままでもいろいろお話ししてきました。

今回は、今までとは別の視点で、日誌の検索のことをお話しします。


「前提」
私の日誌記録は、
(1)アポイントと日誌とtodoを合体してあります。
(2)1件の記録を一行のレコードにしてあります。
(3)レコードの書式は、「日付」を書いて「スペース」を境にして、「記録」を書く形式です。
(4)日誌記録は、一年を4つのファイルにわけて、保存してあります。
※これらのことに関して、参考になる記事を、末尾にまとめました。

この項では、検索するときに「あいまい」検索ができないと、過去の記録にヒットしないことがあるということを、架空の例をあげて、お話ししようと思います。


「状況」
次女の秋子が結婚することになって、披露宴で父親として話をする必要ができた。
秋子が小学生の時に足の骨折をしたときのエピソードを話に挿入しようと思う。
そこで、10年以上前の「日誌」からそのときの状況を把握したい。

10年以上前に日誌に書いたことだと、いまの自分とは書き方が違ってきています。
それで、検索といっても、いま現在、googleで検索するのとはちょっと違います。

「検索の難しさ」
次女の名前は「秋子」ですが、こどものときに、母親は「あきちゃん」と呼んでました。
父親(自分)は、「アキ」と呼んでいました。
長女は彼女のことを「あっちゃん」と呼んでました。
幼児期は、「あこ」と呼ばれてました。

以上のどの呼び方で、日誌に記入したかが、「あいまい」です。

たしか、学校から呼び出しがあって、自分(父親)が学校にかけつけて、病院に連れて行きました。
そのときに、「学校」でけがをしたと書いたのか、「校庭」でけがをしたと記載したのか。
たんに「けが」だったのか、「ケガ」と書いたのか、具体的に「骨折」と書いたのか。
どのように記録したのかが、いまとなってはわかりません。


「具体的にどのように検索しているか?」

(1) まず、日誌の記録には、次女の名前を書いているはずです。
 ですから、「秋子」「あきちゃん」「アキ」「あっちゃん」「あこ」の5つの語で検索して、一つのファイルに出力します。
 5つの語で [or] 検索するということです。

 私の日誌ファイルは、一年間を4つのファイルにしてありますので、20年間だと80ファイルあります。
 それらに対してgrep検索することになります。

 私の検索用バッチプログラムは、検索した結果を一つのファイルに追加出力するようにしてありますので、
 (バッチプログラムは、[-furui.bat]というファイル名で、
  内容は、[izgrep %1 a:\kiroku\*.don >>c:\all-iz.txt]
  というようにしてあります)

 バッチプログラムで、「-furui 秋子」というように検索をかけます。
 次に、「秋子」を「あきちゃん」「アキ」「あっちゃん」「あこ」と変えて、同じように検索します。

 こうすることで、20年間の全記録から、上記の語を含んだすべてのレコードを、all-iz.txtというファイルに抽出したことになります。


(2) all-iz.txtは、かなり大きなファイルになっているはずですが、一つのファイルになっていれば、それ以降の検索は簡単です。

 2番目の検索語で、順に検索をかけていきます。([and] 検索ということです)

 (私の場合、vzのtoolset.def のエイリアスで、iz:izgrep -t %2 %1 %3 と規定していて、
 ファイラーの実行メニューで「IZGREP IX %1」と規定しています)

 そのため、ファイラーでall-iz.txtを選んで、「学校」「呼び出し」「病院」「けが」「校庭」「ケガ」「骨折」などの語で検索をかけていきます。

 一つのファイルに対しての検索なので、一秒もかからずに、これらの検索語が含まれているレコードが表示されます。

 結果的に、
 「1994/05/20 アキのことで養護教諭から電話。整形外科を受診して、頸骨骨折の診断」 という記録が出てきたということにしておきます。

 「秋子」「あきちゃん」「あっちゃん」「あこ」という名前での検索は全滅。
 「学校」「呼び出し」「病院」「けが」「校庭」「ケガ」という検索語でも全滅。

 ということにしておきましょう(笑)。

 つまり、「過去の記録の検索は、一筋縄ではいかない」、ということをお話ししたかったのです。

 そして、記録が大量にたまっていると、「子どもの潮干狩り」方式での検索は困難で、実際面では、「鋤簾」方式で検索しなければめざす記録にたどりつけない、ということでもあります。

 (だから、一件一行に記録しておく意味があるとも言いたかったのであります)(笑)

※今回の記事と関連する記事

(440)過去の(日誌)記録についてのまとめ 10/02/07 記事   http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2010/02/440-6cce.html

(439)JGREP2で、過去の記録を検索する 10/02/07 記事   http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2010/02/439jgrep2-4fad.html

(279)smart crip でファイル出力して、vzでファイル整形する 08/07/30 記事 http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2008/07/279smart_crip_v_4ef4.html

(83)日誌記録の形式について 07/04/25 記事 http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2007/04/83_c508.html

(73)自分百科事典ファイルの検索 07/04/12 記事 http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2007/04/73_2bba.html

(35)予定・実行・記録・検索 06/05/03 記事 http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2006/05/post_da04.html

2014年3月 6日 (木)

(648) 検索: 簡単だけれど大ざっぱな方法

(648) 検索: 簡単だけれど大ざっぱな方法

自分では採用していないのですが、すごく簡単で大ざっぱな方法を、考えています。

「小学校一年生の夏休み日記」方式とでも言いましょうか、、、

ノートテイカーに記入してあることがらを、たんにテキストファイルにするだけの簡便な方法です。

(1) 具体的に書きますと、、、、

---- 夏休み日記 ----
○月○日 朝、起きてから、庭のお花に水をやりました。
 そのあとで、犬のけん太にえさをあげました。
 おじいちゃんと買いものに行きました。

○月○日 きょうはお友だちのはな子ちゃんが遊びにきました。
 おにわで、であそびました。

○月○日 お父さんと、こうえんに行きました。
 こうえんで、たけるくんに会いました。
、、、、
--------------------
っていうような方式のテキストファイルを作ります。

そのファイル名を「2013AUG.txt」とでもしておきます。
とうぜん、「2013SEP.txt」「2013OCT.txt」「2013NOV.txt」などもあるわけです。

それらを、パソコンの「2014」ディレクトリに入れておきます。
(あるいは、SDカードに入っているままでもよい)

そうして、検索したい場合は、パソコン上で検索するのです。

Img_1433 (2) もし、「漁師の鋤簾」方式で検索したいなら、WINDOWS などの「検索」機能で検索します。
それで、特定の文字列を含んだファイルを見つけ出すことができます。

上の例で言えば、「けん太」という検索語で検索すれば、「2013AUG.txt」というファイルを見つけてくれます。

Img_1431   (3) 「子どもの潮干狩り」方式で検索したい場合は、「2013AUG.txt」をダブルクリックして、WINDOWSの「メモ帳」とか、ワープロソフトなどに読み込みます。

そうすれば、「メモ帳」などの「検索」機能([編集E]の中にあります)で、文書(ファイル)内に含まれている文字列の場所にジャンプできます。

WINDOWSなりマックなりで、そのような方式に慣れているなら、これもまた悪くない方法だろうと思います。

★ では、ノートテイカーから、「子どもの日記」を作る方法をお話しします。
(もちろんごく簡単です)

0030 (4) 「子どもの日記」形式に書き出したいファイルを、200LXのノートテイカーに読み込んでおきます。

0031 (5) [MENU]→[F(ile)]→[P(rint)]とキーを押すことで、Print(印刷)画面がポップアップします。

 そしたら、[All Itemns](全項目)を選び、リストだけではなく[Custom]を選び、枠の中の下の方にある[All Fields]を選びます。

 紙に印刷するか、ファイルに出力するかでは、[File]のラジオボタンを選びます。

 [F10](OK)を押すと、、、

0032 (6) 出力するファイル名を書くように求められます。

 ここでは、出力するファイル名は、SDカードの[-4]ディレクトリの中に、[2014fwb.txt]というファイル名で出力するように記入します。

 再度、[F10](OK)を押すせば、砂時計マークでしばらく待たされて、「子どもの日記」形式のファイルが作られます。

0033 (7) この図は、このようにして出力されたファイルを200LXの[memo]に読み込んでみたところです。

 このファイルをパソコンで読めば、(上の(3)の図のように)広い画面で読むことができます。

 「子どもの日記」形式は、つまらないやり方ですが、非常に簡便なので、人によってはこのやり方も悪くないんじゃないかと思っています。

2014年3月 5日 (水)

(647)HP200LX で「漁師の鋤簾」方式の「検索」

(647)HP200LX で「漁師の鋤簾」方式の「検索」

200LXに組み込まれている「検索」は、「子どもの潮干狩り」方式だけですので,、少し不便です。

そこで「漁師の鋤簾」方式で「検索」ができるように作られたアプリケーションが、GS(Global Search)です。

Img_1422 このGSは、HP200LX SOFTWARE BIBLE の81ページに載っています。本をお持ちの方は読んでみてください。

GSを使うと、ファイルの内部に入らずに、ファイルの外部からファイルの中身を検索して、その「検索語」がどこにあるのかを知ることができます。

google検索と同じようなことを、200LXのシスマネファイル全体に対して行うことができるわけです。
GSで検索すれば、その「検索語」がどこにあるかを調べて、その「一覧」を見ることができます。

(私の環境をお使いでしたら、[-4]コマンドで複数の辞書を串刺し検索することに似ている機能、と説明する方が早いかも知れません)

([-4](引くよん)は、ひとつの検索語で、複数の百科事典、複数の国語辞典を串刺し検索して、その結果を別ファイルに出力するバッチプログラムのことです)

GSでさらに面白いのは、その一覧から、「子どもの潮干狩り」方式に移行できることです。

つまり、
1.その検索語がどのファイルにあるかがわかる。
2.その検索語の前後を少し読むことができる。そして、
3.「子どもの潮干狩り」形式に移行して、そのファイルを開いて、検索語がある場所まで進むことができる、
というわけです。

HP200LX SOFTWARE BIBLE の説明を読んだ上で、実際にやってみましょうか。

0020 GS(Global Search)は、私の環境では 「&...」(MORE)キーを押して表示される smmlx の中にあります。

0021 [enter]を押すと、GSが起動して検索語の入力をうながします。
どのアプリケーションを検索するかという、検索場所を記入する場所もあります。

この図では、ApptBook ~ NoteTaker までの4種類のシスマネアプリのファイルが、a:\pimdata というディレクトリに入っている場合を想定しています。
(あれっ? この図では、PhoneBookのところがA:\\pimdataとなって、間違っているぞ!)

Memo アプリケーションでの検索は、テキストファイル全般に対しての検索です。
すべてのテキストファイルの中身を検索できるというのは、それはそれで、非常に便利な機能です。

Img_1426 (*.ADB とか、*.NDB などの意味は、本の最後のところを読んでください)

0022 ここでは、アポイントとノートテイカーの複数のファイルに対して、「マンション」という検索語で検索する状況を示しています。(ほかの場所はチェックを外した)

(マンションという語がファイルの中になかったで、「ガソリン」という語で検索してみた)

0023 検索した結果は、この図のようになりました。
アポイントブック(予定表)の2013年のファイルと、2014年のファイルにその語が入っていることがわかりました。

0024 ノートテイカーでは、14note02というファイルの中にあることがわかりました。
しかし、一行に表示されるだけなので、詳細がわかりません。

0025 そこで、このまま[enter]を押して、「子どもの潮干狩り」形式に移行します。

すると、NoteTakerに移行して→14note02のファイルを読み込んで→検索(F4)を起動して→検索語ボックスに検索語を記入して→検索を始める、という一連の動作が自動的に行われます。

0027 結果的に、この図のように、「子どもの潮干狩り方式」で検索語が入っているところにたどりつきました。

各種のアプリケーションの中の検索語を探す(「漁師の鋤簾」方式)動作は、非常に速いです。
しかし、その後に、アプリケーションの内部を探す(「子どもの潮干狩り」方式)動作は、けっこう時間がかかります。

でも、じゅうぶんに便利なアプリケーションです。

このGSは、HP200LX SOFTWARE BIBLE を書いた関谷博之さんが作ったアプリケーションです。

シャープのザウルスというPDAにこのような機能があるのに、200LXにはないために、作ったとどこかで読んだことがあります。

(646)HP200LX での「検索」は「子どもの潮干狩り」方式

(646)HP200LX での「検索」は「子どもの潮干狩り」方式

200LXに装備されている文字列「検索」は、単純なAの「子どもの潮干狩り」方式だけです。

ごっそり捕獲するBの「漁師の鋤簾」方式で検索するには、別のやり方が必要になります。

今回は、Aの「潮干狩り」方式の説明だけをします。

このA「潮干狩り」文字列検索のやり方は、住所録AdressBookでも、ノートテイカーでも、データベースDataBaseでも、予定表AppointBookでも共通です。

ですから、まず、このやり方をマスターしちゃいましょう。

このA「潮干狩り」文字列検索は、現在開いているアプリケーションの中だけで検索するのが特徴です。
つまり、ファイルの内部を検索するということです。
(ファイルの外側から、文字列検索するには、あとでお話しする別のやり方(B方式)が必要になります)

200LXの全部のシスマネで共通のやり方なので、ここでは、NoteTaker を例にして説明します。

0010 (1) まずは、ファイルを開きます。ここでは、「14NOTE02」というファイルを開いています。
 ファイルの中にレコード(記録)が84項目あることがわかりますね。
 この84項目の記録の中から、目的とする文字列を探そうというのです。

(2) 前項でマンションのことをたくさんお話ししたので、「マンション」という語を検索してみることにします。

0011 (3) 検索を始めるのに、[F4](find)を押します。この図のFindの枠の中に検索語を入力します。

 ちなみに、Include notes というのは、タイトルだけじゃなくて、ノート部分も検索するかどうかのチェックです。

 Case sensitelive のチェックボックスは、日本語を検索する場合、かならずチェックを入れておきます。チェックが入っていないと5倍くらいの時間がかかります。

 チェックを入れるには、私の環境では、[F1]を押すだけです。通常は、何回か[TAB]キーを押して、チェックボックスに到達して[space]キーを押します。

 (Case sensitelive というのは、本来は、英文字の大文字と小文字を区別するか、区別しないかという意味です)

0012 (4) 左の図は、Case sensitelive にチェックを入れて、検索語の枠に「マンション」と入力した状態です。

0013 (5) この状態で、[F10]を押すと、レコードのはじめから「マンション」という語を探し始めます。その語を見つけたら、例の「パパぁ、一個見つかったよ」ということで、最初の検索語を示して終了します。

(6) つぎの検索語を見つけたい場合は、再度[F4]を押してから、[F4](Next)を押します。
 そしたら、「パパぁ、もう一個next見つけたよ」ということになります。

(7) このようにして、一個ずつ見つけながら進んでいきます。
 (逆方向に見つけ出すのは、[F4]を押してから[F3](prev)を押します。

以上で、いちばん簡単な、200LXに組み込まれている「検索システム」の説明は終了です。

「習うより慣れろ」ですから、同じようなことをアポイントでもやってみましょう。

すぐに慣れてしまいますよ。

 (Case sensitelive というのは、本来は、英文字の大文字と小文字を区別するか、区別しないかという意味です)
 (チェックを入れて、「Mansion」という語を検索すれば、「Mansion」だけを見つけ出します)
 (チェックを入れない場合、「mansion」「MAnsion」「MANsion」「manSion」「MansioN」「MaNSIon」など、いろんな語を探します。そのために時間がかかるのです)

(645)HP200LX での文字列「検索」-- 序章

(645)HP200LX での文字列「検索」-- 序章

先日、MAXさんとお会いしたときに、「200LXに記録しているけれど、『検索』はどうやるの?」と聞かれました。

そこで、今回は、200LXでの「検索」について、何回かにわけてお話ししようと思います。

まず、ひとことで「検索」というけれど、検索の方法としては2種類あると考えて下さい。

その2種類を説明するのに、「子どもの潮干狩り」と、「漁師のジョレン(鋤簾)」を例にしてお話しします。(我ながら、変わった説明の仕方だなぁ、、、)(笑)

A. 「子どもの潮干狩り」方式

 子どもをアサリとりの潮干狩り連れて行きます。潮が引いた浜辺でアサリを探すことを想像して下さい。

 小さなシャベルで、潮が引いた砂浜を少しずつ掘りながら、アサリを探します。

 一個のアサリが見つかったら、「パパぁ、アサリを見つけたよ~」と、用意したバケツに入れます。

 そして、また、シャベルで砂を掘り起こして、次のアサリを探します。見つけたら、「また、アサリがあったよ~」と、バケツに入れます。

 こうやって、一個一個、アサリを獲得していきます。

B. 「漁師のジョレン(鋤簾)」方式

 ところがアサリ漁の漁師の取り方は違いますよね。シジミ漁なんかもそうですが、鋤簾(じょれん)という漁具を使います。(船に乗って大量に捕るのはまた別のやり方らしい)

 長い棒の先に半円球状の金網を付けたショレンという漁具で、砂ごとごっそり掻きとって、金網を水の中で揺すって、金網に残ったアサリを捕獲します。

A vs B

 私がお話ししたいのは、「検索」っていっても、一個一個見つけ出す方式と、一度にごっそり捕獲する方式がある、ということなんです。

 Windowsの「メモ帳」でする「検索」は、A方式です。
 「メモ帳」の中で、見つけ出したい「検索語」を一個一個探していきます。

 google検索はB方式です。インターネット上にあるあらゆる書き込みの中から、「検索語」が含まれている文章を、一度に、瞬時に、ゴッソリ探しだします。

 このように、A方式とB方式があるのですが、状況によって使い分けます。

 Aの「子どもの潮干狩り」方式の「検索」と、Bの「漁師のジョレン」方式の「検索」の、違いを理解していただいたところで、次の項から、200LX上でのA方式、B方式についてお話ししていきます。

2014年1月11日 (土)

(641)古い(デジタル)日誌に意味があるか?

(641)古い(デジタル)日誌に意味があるか?

(638)の項で、NoteTakerで、電子的な日誌記録をつけていることをお話ししました。
「(638)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(3)」http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2014/01/638200lx3-4e27.html

予定表(Appoint)や日誌記録などを紙の手帳(アナログ)で管理している場合は、その記録の分量が多くなればなるほど過去の記録を検索することが難しくなります。

いっぽう、200LXのような電子的なツール(デジタル)で管理している場合、いくら量が多くなっても容易に検索することができます。

しかし、「いったい何十年も昔の記録を検索することがあるだろうか?」というのが、この項のテーマです。

 

「アナログ記録とデジタル記録の『歴史』」

Img_1347 私の場合、個人でパソコンが使えるようになったころから、日々の記録(日誌)をデジタルでつけています。

HP200LXが1994年の末に発売されてからは、デスク上のパソコンではなく、LXで管理するようになりました。(200LX前身の95LXが発売されたのは、1991年でした)

LX出現以前は、東芝のJ3100というラップトップで、その後はダイナブックというノートパソコンで、管理していました。

私の予定表や日誌がアナログからデジタルに全面的に移行したのは、1990年(23年前)ころのことです。

1990年以前は、紙の手帳(アナログ)で管理していましたが、さかのぼって調べることができるのは、1979(34年前)年までです。

デジタルに移行した23年前以降の記録は簡単に検索できますが、それ以前のアナログの記録もキーボードから再入力してデジタル化しようと思い立ちました。

それで、2年前の夏に、約10年分の紙の手帳の記録をデジタル化(テキストデータ化)しました。
ただ、行動予定を紙の手帳で管理していたときは、キーワードなどで簡単に管理していただけなので、非常に粗雑な記録のままです。

現在と同じくらいに、詳しく記録するようになったのは、1992年ころからですので、まさに100LXを使うようになったころからです。

 

「そもそも、古い記録を読み直す必要性は?」

さて、本項の主題は、(私の場合)「日誌などの古い記録を読み直す必要性を感じることがあるか?」ということです。

結論から先にお話ししましょう。

古い記録を検索して読むことは、たまにあります。
でも頻回に検索したり、読んだりはしません。

また、(私の場合)20年以上前の記録(手帳)を読んでも、その内容がおぼろげになってしまっていて、当時の状況を思い出せないことが多いです。

 

「何年くらい前の記録までなら役に立つのか?」

Img_1353 私の生活では、おおよそ20年くらい前までの記録が、役に立っています。
それ以前の記録は、あまり役に立っていません。

頻回に検索するのは、最近5年間くらいの記録です。
それ以前の記録を検索する「必要性」そのものが、少ないです。

 

「検索の方法」

以上のような私のクセ(必要性)がわかっていますので、私の場合、過去の記録の検索は2段階に分けています。

その「検索の方法」のことも、ちょっとお話ししておきます。

以前に複数の百科事典や国語辞典を「串刺し検索」する[-4](ひくよん)というバッチプログラムのことをお話ししたことがあります。
「(380)200LXの全辞書を一気に串刺し検索する」http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2009/06/380200lx-9b16.html

私の日誌記録を検索するのは、辞典類を串刺し検索するのと似ています。

私の日誌記録は、「自分百科事典」のようなものです。
年度別にファイルになっていますので、それらのファイルを自由語で串刺し検索しています。

もし、全ファイルを串刺し検索すると、抽出される分量が非常に多くなってしまいます。

不要な記録がたくさん抽出されてしまうので、(1)2010年以降の検索(4年間)と、(2)全34年間の検索、の2段階に分けて検索するようにしています。

ちなみに、(1)はテキストファイルの容量としては、1.6メガの分量で、(2)は7.8メガの分量です。

、、、といっても、実際にどれくらいの分量なのか、見当がつきにくいですね。
以前、(424)ノートに記録するとどれくらいの分量に?http://we-love-200lx.cocolog-nifty.com/blog/2009/11/424-8e61.htmlで検討したことがあります。
紙に書くとしたら、膨大な量になることがわかります。

最近の記録だけ検索・抽出する場合は、(1)[-saikin](最近)というバッチプログラムを使い、(2)全34年間の検索するのに、[-furui](古い)というバッチプログラムを作ってあります。
(どちらのバッチプログラムも、プログラム内容は同じで、検索範囲(年数)が違うだけです)

通常は(1)の検索を行います。さらに古い記録まで調べたい場合に、(2)の検索をしています。

詳しい頻度は記録していませんが、(2)の検索まで必要になるのは、検索全体の2割程度だと思います。

 

「結論」

じっさいに、古い記録を残しているとしても、頻回に調べるのは最近の5年間くらいです。

さかのぼって調べるとしても、20年くらいなものです。

それ以前の日誌記録を検索したり、読み直したりするのが必要になることは、めったにありません。

また、20年以上昔の記録を読み直したとしても、メモ書きのような簡単な記述の場合は、そのメモから、過去の出来事を細かく思い出すのは、(私の場合)難しいです。

 

「蛇足」

アナログにしてもデジタルにしても、そもそも記録を残さないような「情報その日暮らし」の人は、「古い記録を読み返すことなんて必要ない」と切り捨ててしまうと思います。

アナログ記録で残している場合、記録が膨大になると検索することができませんから、記録を読み直すことができなくなっていると思います。

デジタル記録で膨大な残している人だけが、古い記録を検索することについて、必要・不要を論じることができると思います。

2014年1月 8日 (水)

(640)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(5).

(640)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(5).

以上の(1)~(4)は、個人の情報整理についての話でした。

私の場合、自分が管理している法人が2つあるので、同じようなことを「法人」についても行っています。

「法人」の日々の売上げは、ひとつのWK1ファイルにしてあります。

また、約20年間の法人の月ごとの売上げも、別のWK1ファイルにしてあります。

Img_1342従業員(スタッフ)の給与額も、ひとつのWK1ファイルにしてあります。

手紙とか書類の文書類のファイルも、四半期ごととか、一年間ごとに、まとめるようにしています。

  

 

 

 

Img_1338紙の状態で保存する書類も、年度ごとにまとめるようにしています。

具体的には、領収書類とか、ATMの出金・入金の記録用紙とか、雑多な領収書・レシート、クレジットカードの利用者控えなどのことです。

これらは、年が改まるごとにひとつの紙袋の入れ、紙袋の表面に年度を記入して、ファイルキャビネットに納めるようにしています。

そういう雑多な紙の資料は、もう一度、探し出して調べるこという可能性は、ほとんどありません。

しかし、そういう可能性がまったくゼロというわけでもないので、念のために一カ所に集めて保存・蓄積するようにしています。

(639)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(4).

(639)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(4).

以前に、年間の重大事件を書いているとお話ししたことがあります。
そのことを、もう一度、お話ししてみます。

私は記憶力が強くないので、「去年はどんな年だったんだろう?」ということを、忘れてしまいます。

0012過去の数年くらいはまぁまぁ記憶していますが(笑)、それ以上昔、たとえば10年くらい前のことなんて、ほとんど覚えていないのです。

それと、「あのことがあったのは、何年前だったんだろう?」なんていうことも、正確な年度を記憶していません。

10年くらい前だと感じていたのが、5~6年前だったり、逆に5年くらい前だと感じていたのが、もう、10年以上前の出来事だったということもあります。

たった数ヶ月前のことでも覚えていなかったり、勘違いして記憶していることもあります。

0010そういうように、記憶力が弱いことが自分で自分自身にたいして恥ずかしいので、「これは記録(記憶)しておくべき重要なことだ」と思ったときに、「新年のファイル作業(2)」でお話しした「「○○○○年の計画」のノートの末尾に、1月に起こった出来事、2月に起こった出来事、3月に起こった出来事、、、、というように、記録してあります。

平均すると、1ヶ月に10項目くらいの重大事項を記入しているようです。

つまり1年間に100項目くらいの「とくに記録しておくべき」「重大事項」が発生しています。

その100項目くらいの中で、ほんとうにその1年間で重要なことは、じつは10件前後です。

0011そこで、その100項目くらいを通覧して、10項目程度に絞ります。

その10項目を、その年度の「重大事件」として、シスマネの別の場所に集めてあります。

(実は、住所録AdressBookに、「年度ごとの重大事件」という項を作ってあるんです)

そのようにして、毎年の重大事件の記録を読み返すことで、その一年間を俯瞰できるようにしています。

(638)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(3).

(638)電子手帳としての200LX.新年のファイル作業(3).

前々項に書いた(5)NoteTaker日誌は、記入する分量が多いため、1年ではなく、1ヶ月ごとに新しいファイルにしています。

つまり2013年でいうと、1月の日誌、2月の日誌、3月の日誌、、、12月の日誌、というように一年に12のファイルを作るということです。

0007この日誌のファイルは、2012年1月は12note01というファイル名、2月は12note02、3月は12note03、、、というようにしています。

(5)NoteTaker日誌以外にも、年度が変更するたびにファイルを新しくしていることがらがいくつかありますので、それらのこともお話ししておきます。

0006PocketQuickenのファイルも、13quick.pdt→14quick.pdtというように、新しくしています。

私は、毎月、通帳残高をLotus1-2-3ファイルに記入しています。

銀行や証券会社なので、金融機関の口座は、個人でも10種類くらいあります。
そのほかに管理している法人が2つありますので、それぞれの口座が5種類くらいあります。

つまり全部で20種類くらいの口座について、毎月末の残高を、Lotus1-2-3ファイルに記入しています。
そのLotus1-2-3のファイル名が、2013年は13tuuchou.wk1です。年度が変わると14tuuchou.wk1としています。

13hoken.wk1は、生命保険・損害保険など、現状で加入している保険の種類と金額などをリストアップしてあるファイルです。
これも、年度が変わるたびにファイル名を替えています。

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